HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

Điều kiện áp dụng: Khách sạn sử dụng phương thức thanh toán theo Folio. 

Bước 1: Truy cập mục Hóa đơn

Vào đặt phòng cần tạo hóa đơn điện tử → Nhấn nút In hóa đơn → Chọn Hóa đơn hoặc Hóa đơn nhóm.

Giao diện mục Hóa đơn, Hóa đơn nhóm

Bước 2: Chọn chế độ xem

Tại thông tin Hóa đơn, hệ thống hiển thị Chế độ xem, cung cấp hai lựa chọn là chế độ Tổng quan và Đã thanh toán.

1. Tổng quan

Chế độ Tổng quan hiển thị toàn bộ thông tin tiền phòng và dịch vụ của đặt phòng, bao gồm các khoản đã thanh toán và chưa thanh toán.

Chế độ này giúp khách sạn theo dõi tổng quan các khoản tiền của booking.

Giao diện bộ lọc Tổng quan đối với khách sạn sử dụng thanh toán Folio

Tạo hóa đơn điện tử tại chế độ Tổng quan: 

Để tạo hóa đơn điện tử, nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử ở cuối thông tin hóa đơn.

Nút tạo hóa đơn điện tử ở cuối thông tin Hóa đơn

Lưu ý: Nút Tạo hóa đơn điện tử tại chế độ Tổng quan sẽ được kích hoạt nếu như chưa có bất kỳ khoản thanh toán tiền phòng, tiền dịch vụ được tạo hóa đơn điện tử trước đó. 

Sau khi nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử, hệ thống hiển thị biểu mẫu xác nhận trước khi thực hiện. 

Lưu ý: Khi tạo hóa đơn điện tử tại chế độ Tổng quan, hệ thống sẽ khóa chức năng tạo  hóa đơn điện tử cho đặt phòng này sau khi xác nhận. Do đó, lễ tân, kế toán khách sạn sẽ không thể tiếp tục tạo hóa đơn điện tử cho các khoản phát sinh tiếp theo của đặt phòng. 

Giao diện xác nhận tạo hóa đơn điện tử tại chế độ Tổng quan

Sau khi kiểm tra thông tin và xác nhận tiếp tục, nhấn nút Xác nhận để chuyển sang bước nhập thông tin khách hàng.

Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thông tin khách hàng, gồm hai chế độ:

• Cá nhân: Nhập thông tin khách hàng cá nhân.

• Công ty: Nhập thông tin khách hàng doanh nghiệp.

Biểu mẫu thông tin khách hàng

Điền đầy đủ thông tin theo chế độ tương ứng, kiểm tra lại thông tin đã nhập và nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

2. Đã thanh toán

Chế độ Đã thanh toán chỉ hiển thị các khoản tiền phòng và dịch vụ đã được thanh toán theo Folio.

Khi chọn chế độ này, hệ thống hiển thị thêm bộ lọc trạng thái hóa đơn điện tử, gồm 2 lựa chọn là Chưa tạo hóa đơn điện tử và Đã tạo hóa đơn điện tử.

Giao diện bộ lọc chọn Đã thanh toán 

2.1. Chưa tạo hóa đơn điện tử

Tại chế độ Đã thanh toán  → Chọn Chưa tạo hóa đơn điện tử → Nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử

Hiển thị các khoản tiền phòng, dịch vụ đã thanh toán nhưng chưa được tạo hóa đơn điện tử.

• Người dùng có thể chọn các khoản cần xuất hóa đơn điện tử.

• Nút Tạo hóa đơn điện tử được kích hoạt, cho phép người dùng thực hiện tạo hóa đơn điện tử cho các khoản phát sinh đủ điều kiện.

Giao diện Hóa đơn đã thanh toán và chưa tạo hóa đơn điện tử

2.2. Đã tạo hóa đơn điện tử

Hiển thị các khoản tiền phòng, dịch vụ đã được tạo hóa đơn điện tử trong đặt phòng.

• Người dùng có thể kiểm tra, đối chiếu các khoản đã được tạo hóa đơn điện tử.

• Nút Tạo hóa đơn điện tử bị vô hiệu hóa hiển thị màu xám và không thể nhấn để thực hiện tạo hóa đơn mới từ danh sách này.

Giao diện hóa đơn đã thanh toán và đã tạo hóa đơn điện tử