HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

Cách 1: Tạo hóa đơn điện tử tại mục Hóa đơn trong đặt phòng

Bước 1: Truy cập thông tin đặt phòng

Vào Lịch đặt phòng → Chọn booking cần tạo hóa đơn → Truy cập mục Hóa đơn.

Tại đây, hệ thống hiển thị thông tin tiền phòng, dịch vụ và các khoản thanh toán của đặt phòng.

Giao diện mục Hóa đơn trong thông tin đặt phòng

Bước 2: Thanh toán và tạo hóa đơn

Tại mục Hóa đơn, chọn khoản tiền phòng hoặc dịch vụ cần thanh toán. Người dùng có thể nhấn Thanh toán hoặc Thanh toán và In hóa đơn để thực hiện thanh toán và mở biểu mẫu Hóa đơn.

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn khoản tiền phòng hoặc dịch vụ cần thanh toán.

2. Nhấn Thanh toán hoặc Thanh toán và In hóa đơn và hoàn tất thao tác thanh toán.

3. Nếu chọn Thanh toán, tại Danh sách Đã thanh toán trong mục Hóa đơn, tìm khoản thanh toán tương ứng và nhấn In hóa đơn để mở biểu mẫu Hóa đơn. 

Nếu chọn Thanh toán và In hóa đơn, hệ thống tự động hiển thị biểu mẫu Hóa đơn chứa các khoản tương ứng.

4. Nhấn Tạo hóa đơn điện tử.

5. Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thông tin khách hàng, gồm hai chế độ:

   • Cá nhân: Nhập thông tin khách hàng cá nhân.

   • Công ty: Nhập thông tin khách hàng doanh nghiệp.

6. Điền đầy đủ thông tin theo chế độ tương ứng, kiểm tra lại thông tin và nhấn Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

Giao diện nút Thanh toán và nút Thanh toán & In hóa đơn trong mục Thanh toán

Giao diện danh sách đã thanh toán và nút In hóa đơn 

Giao diện form Hóa đơn và nút Tạo hóa đơn điện tử

Giao diện biểu mẫu Thông tin khách hàng

Cách 2: Tạo hóa đơn điện tử tại mục Hóa đơn, Hóa đơn nhóm

Bước 1: Mở biểu mẫu hóa đơn

Tại thông tin booking, nhấn nút In hóa đơn.

Tùy theo nhu cầu, chọn một trong hai mục:

• Hóa đơn: Tạo hóa đơn cho đặt phòng tương ứng.

• Hóa đơn nhóm: Tạo hóa đơn cho nhiều phòng thuộc cùng một đặt phòng đoàn.

Lưu ý: Hóa đơn nhóm phù hợp với đặt phòng đoàn khi khách sạn cần tổng hợp tiền phòng và dịch vụ của nhiều phòng trên cùng một hóa đơn.

Giao diện lựa chọn Hóa đơn / Hóa đơn nhóm

Bước 2: Tạo hóa đơn điện tử

Tại biểu mẫu hóa đơn, kéo xuống cuối trang và nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử.

Nút Tạo hóa đơn điện tử trong biểu mẫu Hóa đơn 

Hệ thống hiển thị biểu mẫu xác nhận trước khi tiếp tục.

Giao diện xác nhận tạo hóa đơn điện tử ở chế độ Tổng quan (mặc định)

Kiểm tra thông tin và nhấn Xác nhận để chuyển sang bước nhập thông tin khách hàng.

Bước 3: Nhập thông tin khách hàng

Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thông tin khách hàng, gồm hai chế độ:

• Cá nhân: Nhập thông tin khách hàng cá nhân.

• Công ty: Nhập thông tin khách hàng doanh nghiệp.

Giao diện biểu mẫu Thông tin khách hàng

Điền đầy đủ thông tin theo chế độ tương ứng, kiểm tra lại thông tin đã nhập và nhấn Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

Cách 3: Tạo hóa đơn điện tử từ Danh sách hóa đơn

Đối với các đặt phòng đã có tiền phòng hoặc dịch vụ được thanh toán nhưng chưa tạo hóa đơn điện tử, hệ thống hỗ trợ tìm kiếm và tạo hóa đơn trực tiếp từ mục Danh sách hóa đơn.

Bước 1: Truy cập Danh sách hóa đơn

Nhấn Ảnh đại diện → chọn Danh sách hóa đơn.

Hệ thống hiển thị trang Danh sách hóa đơn với các bộ lọc tìm kiếm.

Truy cập Danh sách hóa đơn

Bước 2: Tìm kiếm đặt phòng cần tạo hóa đơn

Tại khu vực Tìm kiếm, thực hiện:

1. Chọn các điều kiện lọc phù hợp, chẳng hạn loại phòng, nguồn hoặc trạng thái, ngày cần tra cứu.

2. Nhập từ khóa tìm kiếm nếu cần.

3. Nhấn Xem báo cáo để hiển thị danh sách hóa đơn theo điều kiện đã chọn.

Giao diện bộ lọc tìm kiếm Danh sách hóa đơn

Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử

Tại mục Danh sách hóa đơn, tìm các đặt phòng cần tạo hóa đơn điện tử. Người dùng có thể lựa chọn một trong ba cách sau:

Cách 1: Tạo hóa đơn điện tử cho từng đặt phòng

1. Tìm đặt phòng cần tạo hóa đơn điện tử tại danh sách kết quả.

2. Nhấn nút Tạo hóa đơn điện tử tương ứng.

3. Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thông tin khách hàng, gồm hai chế độ:

   • Cá nhân: Nhập thông tin khách hàng cá nhân.

   • Công ty: Nhập thông tin khách hàng doanh nghiệp.

4. Điền đầy đủ thông tin theo chế độ tương ứng, kiểm tra lại thông tin và nhấn Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

Nút tạo hóa đơn điện tử trong danh sách hóa đơn

Giao diện biểu mẫu Thông tin khách hàng

Cách 2: Tạo nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc

1. Tích chọn các đặt phòng cần tạo hóa đơn điện tử tại danh sách kết quả.

2. Nhấn nút Tạo nhiều hóa đơn điện tử.

3. Hệ thống hiển thị biểu mẫu Tạo nhiều hóa đơn điện tử, đồng thời thông báo số lượng hóa đơn được tạo và yêu cầu nhập tên hiển thị chung cho các hóa đơn điện tử.

4. Nhập thông tin tại trường Tên hiển thị trên hóa đơn điện tử.

5. Nhấn Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

Giao diện Tạo nhiều hóa đơn điện tử trong danh sách hóa đơn

Biểu mẫu điền tên tạo nhiều hóa đơn điện tử

Cách 3: Gộp nhiều đặt phòng thành một hóa đơn điện tử

1. Tích chọn các đặt phòng cần gộp tại danh sách kết quả.

2. Nhấn nút Gộp hóa đơn để gộp các đặt phòng đã chọn thành một hóa đơn.

3. Kiểm tra thông tin hóa đơn sau khi gộp và nhấn Tạo hóa đơn điện tử.

4. Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thông tin khách hàng, gồm hai chế độ:

   • Cá nhân: Nhập thông tin khách hàng cá nhân.

   • Công ty: Nhập thông tin khách hàng doanh nghiệp.

5. Điền đầy đủ thông tin theo chế độ tương ứng, kiểm tra lại thông tin và nhấn Tạo hóa đơn điện tử để hoàn tất.

Giao diện nút Gộp hóa đơn trong trang Danh sách hóa đơn

Giao diện biểu mẫu Thông tin hóa đơn điện tử

Bài viết liên quan: Làm thế nào để tạo hóa đơn điện tử cho các khoản phát sinh sau khi đã xuất hóa đơn?